Saisie des notes de frais, contrôles de politique interne et remboursements — spesenpilotx
Pour des directions suisses qui veulent une chaîne dépenses-procédure-remboursement sans bruit. spesenpilotx capture les justificatifs au fil de l’eau, applique les règles de l’entreprise et prépare les versements salariés, tout en gardant une piste d’audit claire et un archivage probant en Suisse.
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Ce que la solution installe
Capture mobile et lecture des justificatifs
Application iOS/Android avec lecture des reçus, extraction des montants, dates et TVA, reconnaissance du fournisseur, tolérances configurables. Indexation par centre de coûts, projet ou client.
Règles de politique interne paramétrables
Plafonds par catégorie, plafonds journaliers, horaires différenciés, interdictions par type de dépense, gestion des exceptions avec motifs et pièces jointes. Journal des validations consultable.
TVA et conformité suisse
Repérage des taux en vigueur, ventilation des montants soumis, export des écritures TVA vers Abacus, Sage, Bexio ou Microsoft Dynamics. Historique des corrections et des justifications associé à chaque note.
Circuits d’approbation ciblés
Listes d’acheminement par rôle et par site, notifications FR/DE, délais de traitement, rappel automatique. Substitution en cas d’absence et redirection traçable.
Préparation des remboursements
Consolidation hebdomadaire ou mensuelle, contrôles IBAN, fichiers pain.001 ISO 20022, dates d’exécution planifiées. État par salarié, par site et par canton.
Archivage et gouvernance des accès
Données hébergées en Suisse, chiffrement en transit et au repos, rôles séparés RH/finance, revues trimestrielles des habilitations, conservation dix ans, téléchargement horodaté par document.
Un modèle d’exécution, orienté contrôle et lisibilité
Proposition de valeur Transformer la gestion des frais en un processus rigoureux, lisible par la direction et prêt pour le contrôle externe, sans charge administrative superflue.
Cible PME et ETI suisses, structures multi-sites, associations structurées, cabinets et studios avec mobilité régulière.
Canaux et livraison Mise en place à distance ou sur site à Zurich, Genève, Lausanne, Neuchâtel. Intégrations ERP, sessions de passation, documentation FR/DE.
Sources de revenus Abonnements par effectif et volume de reçus, modules complémentaires pour règles avancées, export sur mesure, support renforcé en période de clôture.
Partenaires et ressources clés Éditeurs ERP en Suisse, fiduciaires locales, hébergeurs certifiés ISO/IEC 27001, spécialistes ISO 20022, référentiels Swiss Payment Standards.
Structure de coûts Équipe senior, infrastructure suisse, licences logicielles, maintenance des intégrations, support et veille réglementaire.
Un atelier suisse du frais maîtrisé
Né à Zurich et déployé en Romandie, spesenpilotx réunit des praticiens de la dépense terrain, des intégrateurs ERP et des contrôleurs financiers. Les méthodes ont été éprouvées auprès de studios digitaux à Genève, d’ateliers à Bienne et de réseaux de services à Lausanne. Ligne directrice : documents nets, règles explicites, délais tenus.
Mission
Rendre chaque dépense claire, contrôlée et remboursée dans un cadre maîtrisé, afin que les équipes se concentrent sur la production et la relation client.
Compétences et terrains
Contrôleurs financiers, spécialistes order-to-cash, intégrateurs ISO 20022, juristes internes, rédacteurs bilingues FR/DE. Expériences en fiduciaire romande, chez des éditeurs et dans des directions financières régionales. Interventions à la HEG Genève et au Centre Patronal de Paudex sur politiques de frais et TVA.
Forfaits
Tarification alignée sur l’effectif et le volume de justificatifs. Chaque plan inclut capture mobile, règles de base, approbations, fichiers pain.001 et archivage suisse.
Essentiel — CHF 290/mois
Jusqu’à 30 utilisateurs, catégories standards, extraction justificatifs, TVA simple, approbations mono-niveau, export CSV/Excel.
Structuré — CHF 690/mois
Jusqu’à 120 utilisateurs, règles avancées, circuits multi-niveaux, intégrations Abacus/Sage/Bexio, rapports FR/DE, support prioritaire.
Réseau — CHF 1 390/mois
Multi-sites, volumes élevés, exports personnalisés, data room documentaire, sessions sur site trimestrielles, assistance clôture.
Dépenses salariés & remboursements CH | spesenpilotx
Dépenses salariés en Suisse : capture mobile, contrôles de politique interne et remboursements. Intégrations ERP, ISO 20022, archivage suisse. spesenpilotx.
Email : contact@spesenpilotx.com
Téléphone : +41 44 215 70 00
Adresse : Hardturmstrasse 161, 8005 Zürich, Suisse
IDE : CHE-854.237.916
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